請求書・学校のおたより・取扱説明書・保険の書類・保証書・領収書…。増える紙とメールを「そのうち整理する」で置いておくと、探すたびに時間が溶けます。コツは“片づける”より流れを作ること。IN（流入）→処理→保管→廃棄の4レーンを固定し、紙とデジタルを同じルールで動かすと、家じゅうの情報が一気に軽くなります。この記事では、道具の最小セット、1日5分の運用、週1のリセット、保存期間の目安、家族共有までを実務目線でまとめます。
基本設計：4つのボックス（IN／処理／保管／廃棄）
- IN：ポストやメールの一時着地。玄関近くにA4トレーを1つ、メールは「
_INBOX-書類」という専用フォルダを作る。 - 処理：支払い・返信・提出の“未完タスク置き場”。紙はクリアファイル1枚、デジタルはタスクにリンクを貼る。
- 保管：完了後に残すもの。紙は月別orカテゴリ別ファイル、デジタルは年＆カテゴリのフォルダへ。
- 廃棄：不要になった紙を入れるシュレッダー待ち箱。週末にまとめて裁断／溶解ゴミへ。
道具は最小限（これだけで回る）
- A4トレー×1（IN）／クリアファイル×2（処理中・提出用）
- インデックス付き個別フォルダ（年別 or カテゴリ別）
- ホチキス・マスキングテープ・日付スタンプ（入庫日を残す）
- スマホのスキャンアプリ（撮影→PDF化）
- クラウドストレージ（フォルダ構成は後述）
- 個人情報用のシュレッダー袋 or はさみ（週末処理）
1日5分の流れ（紙もメールも同じ手順）
- ①仕分け（1分）：INトレー＆
_INBOX-書類を開き、即3択——捨てる／処理へ／保管へ。迷ったら「処理」へ寄せる。 - ②処理（3分）：支払いはスマホで払って領収書をスキャン→“処理済”スタンプ（日付＆方法）を書類に。提出物は日付を書いてカバンへ。
- ③保管（1分）：保証書・保険証券などはフォルダへ。数字や型番はPDF名にも入れる（検索性が跳ね上がる）。
週1のリセット（15分で完了）
- INを空に：残っていた紙を3択で裁く。メールも同様に。
- 処理中の棚卸し：期限の近いものに★マーク（紙は赤テープ、デジタルは「⭐」）。
- 廃棄ボックスを空に：個人情報は裁断／マスキングで塗ってから破棄。
- 家族共有ボード更新：Wi-Fiパス、学校行事日程、保険連絡先を1枚の紙に。冷蔵庫や玄関裏に掲示。
フォルダ構成とファイル名ルール（紙とデジタルを揃える）
推奨フォルダ構成（クラウド）：
/Documents（家）
├── 01_身分・契約（保険／年金／税／戸籍）
├── 02_保証・家電（保証書／取扱説明書）
├── 03_教育・学校（おたより／成績／行事）
├── 04_住まい（賃貸・住宅・修繕）
├── 05_光熱・通信（電気／ガス／水道／ネット）
├── 06_医療・健康（検査結果／診療明細）
└── 99_一時（処理待ち・受け渡し）
ファイル名ルール（例）： YYYYMMDD_件名_金額or型番.pdf （例）20250810_自動車保険更新_年間保険料.pdf／20250701_冷蔵庫_型番NR-B1234_保証書.pdf
スキャンのコツ（失敗しないデジタル化）
- 光の反射を避け、背景は無地の濃色に。四隅が入るように撮るとOCR精度が上がる。
- 複数ページは1ファイルにまとめる。1ページずつ保存は後で地獄。
- PDFに日付を埋め込み、撮影直後にリネーム（後回し禁止）。
紙の保存期間の目安（家の“監査表”）
- ずっと保管：保険証券・年金記録・住宅関連の契約書・重要な保証書・出生/婚姻などの公的書類。
- 5年：住宅・修繕の領収書／大きな医療費の明細。
- 1年：固定資産税・自動車税の通知／学校関係の年間案内。
- 3か月〜半年：光熱・通信の明細（紙が不要ならPDF化して廃棄）。
- 即日〜1か月：キャンペーン案内や一過性のチラシ。
“よく詰まる”ポイントと回避策
- 透明ポケット地獄：ファイルをめくるだけで満足して溜まる→「年別ボックス」に変更。年度末に1回見直す。
- 封筒のまま積む：開封→書類だけ取り出す→封筒は即廃棄。宛名はマスキングで塗ってから。
- メール検索で迷子：重要な請求・領収はPDF保存し、
05_光熱・通信フォルダへ毎週まとめて移動。 - 家族が入れ替える：INトレーと処理ファイルに大きくラベル。位置を固定する。
家族共有のキーページ（1枚で安心）
- 緊急連絡先：救急・かかりつけ・保険会社・カード停止窓口。
- Wi-Fi情報：SSID／パス。来客時の手間が消える。
- ライフラインの契約情報：お客様番号・検針票の位置・引っ越し時の解約手順。
- 家計の支払い日：クレジット引落日、家賃、学費など。月間カレンダーに転記。
テンプレ配布（コピペして使える）
メール自動仕分け（例・件名に「ご利用明細」）： 条件：件名に「明細」「ご利用」→ フォルダ「_INBOX-書類」へ移動 → 重要マーク付与
チェックリスト： □ INを1分で3択／□ 処理を3分で1件完了／□ 保管へ1分で送る／□ 週末に廃棄箱を空に／□ 重要書類はクラウドへPDF保存
まとめ：仕分ける前に“流れ”を作る
書類管理は収納テクニックより運用の固定化が効きます。IN→処理→保管→廃棄の4レーンを同じ場所・同じ名称で回し、紙もデジタルも同じ命名ルールに。1日5分、週に15分のリセットだけで、探す時間とストレスがみるみる減ります。今日、A4トレーと「処理中」クリアファイルを1つ置くところから始めましょう。明日には、情報の渋滞がスッと流れ始めます。
